Digitale Gästemappe: Vorlage für deine Willkommensnachricht

Eine digitale Gästemappe ersetzt den Ordner auf dem Küchentisch deiner Ferienwohnung durch einen Link, den deine Gäste schon vor der Anreise auf dem Handy haben. Sie enthält alles, was sonst per Nachricht hin und her geht: Anreise, Schlüssel, WLAN, Hausregeln, Müll, Tipps für die Umgebung. Der Einstieg ist eine gute Willkommensnachricht. Weiter unten findest du dafür eine fertige Vorlage und eine Checkliste für den Rest der Mappe.

Vermietungsplattformen haben eigene Nachrichtenfunktionen, und wer direkt vermietet, schreibt per E-Mail oder Messenger. Die Inhalte deiner Gästemappe bleiben überall dieselben.

Was gehört in eine digitale Gästemappe?

Nutze diese Checkliste als Gliederung. Nicht jeder Punkt passt zu jeder Unterkunft. Was du weglässt, solltest du aber bewusst weglassen.

Vor der Anreise

• [ ] Adresse, wie sie ins Navi gehört, plus Hinweis, falls das Navi danebenliegt
• [ ] Parken: wo, ob kostenpflichtig, ob ein Parkausweis nötig ist
• [ ] Anreise mit Bahn und Bus: nächste Haltestelle, Fußweg
• [ ] Check-in-Zeit und was bei später Ankunft passiert
• [ ] Schlüsselübergabe: persönlich, Schlüsselbox oder Code (den Code getrennt und erst kurz vor der Anreise schicken)

In der Unterkunft

• [ ] WLAN-Name und Passwort
• [ ] Heizung, Klimaanlage, Warmwasser: wie man sie bedient
• [ ] Küchengeräte mit Eigenheiten (Induktionsfeld, Kaffeemaschine, Spülmaschine)
• [ ] Mülltrennung: welche Tonne wofür, wann die Abholung ist
• [ ] Hausregeln: Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere, Besuch
• [ ] Was im Notfall zu tun ist: Notrufnummer 112, nächste Apotheke, Arzt, deine Erreichbarkeit

In der Umgebung

• [ ] Bäcker und Supermarkt, mit Öffnungszeiten am Sonntag
• [ ] Zwei oder drei Restaurants, die du selbst magst
• [ ] Ein Ausflug bei Sonne, einer bei Regen
• [ ] Ein Tipp, der nicht in jedem Reiseführer steht

Zur Abreise

• [ ] Check-out-Zeit
• [ ] Was Gäste vor der Abreise erledigen sollen (Geschirr, Müll, Fenster)
• [ ] Wohin der Schlüssel kommt

Vorlage: Willkommensnachricht für deine Gäste

Diese Vorlage ist für eine Ferienwohnung am See geschrieben. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Sie funktioniert als Text in der Buchungsplattform genauso wie als Grundlage für eine Audioversion.

Hallo [Vorname], schön, dass du bald bei uns in der Ferienwohnung Seeblick wohnst. Ich bin [dein Name] und kümmere mich um die Wohnung. Hier ist alles, was du für einen entspannten Start brauchst. Anreise: Die Wohnung liegt in der [Straße, Hausnummer, Ort]. Parken kannst du direkt vor dem Haus auf dem Stellplatz mit der Nummer [Nummer]. Mit dem Zug bist du vom Bahnhof in [Ort] in etwa [Minuten] Minuten zu Fuß da. Check-in: ab [Uhrzeit]. Den Schlüssel findest du in der Schlüsselbox neben der Haustür. Den Code schicke ich dir am Anreisetag. In der Wohnung: Das WLAN-Passwort steht auf der Karte am Kühlschrank. Die Heizung regelst du über den Thermostat im Flur. Die Kaffeemaschine braucht etwas Geduld beim ersten Mal, eine kurze Anleitung liegt daneben. Gut zu wissen: Zwischen 22 und 7 Uhr ist Nachtruhe im Haus. Der Müll wird getrennt: Restmüll, Papier und Gelber Sack, die Tonnen stehen hinter dem Haus. Meine Tipps: Frühstück gibt es in der Bäckerei [Name], drei Minuten zu Fuß. Wenn das Wetter mitspielt, lohnt sich der Rundweg um den See. Bei Regen empfehle ich [Tipp]. Abreise: bis [Uhrzeit]. Leg den Schlüssel bitte wieder in die Schlüsselbox. Wenn etwas ist, erreichst du mich unter [Telefonnummer]. Ich wünsche dir eine schöne Zeit am See. [Dein Name]

Zwei Anmerkungen. Die Vorlage duzt. Wenn deine Gäste eher förmlich angesprochen werden möchten, stell auf „Sie“ um, aber dann durchgehend. Und das WLAN-Passwort steht bewusst nicht im Text, sondern auf einer Karte in der Wohnung. Dazu gleich mehr.

Warum eine Willkommensnachricht als Audio?

Eine gesprochene Begrüßung wirkt persönlicher als ein Absatz Text. Mitfahrende können sie auf dem Weg zur Unterkunft vorspielen, ohne dass jemand lesen muss. Und wenn deine Gäste aus verschiedenen Ländern kommen, bekommt jede Sprache ihre eigene Version.

So gehst du mit Fynqcast vor:

1. Text vorbereiten. Nimm deine Willkommensnachricht und kürze sie für das Ohr. Gesprochen wirkt eine Liste von Mülltonnen anstrengender als gelesen. Lass Details weg, die im Text ohnehin stehen.
2. In der Podcast-Funktion einfügen. Du fügst den Text ein, die KI macht daraus ein Skript. Wähle eine Stimme und eine passende Stimmung, etwa „Locker“.
3. Skript prüfen. Kontrolliere jede Angabe: Uhrzeiten, Namen, Wege. Die KI darf nichts dazuerfinden, was in deiner Wohnung nicht stimmt.
4. Weitere Sprachen. Zur Auswahl stehen acht Sprachen, von Englisch und Italienisch über Französisch, Spanisch und Portugiesisch bis zu Chinesisch und Arabisch, dazu Deutsch. Für jede Sprache erstellst du eine eigene Version.
5. Teilen. Den Hörlink schickst du über WhatsApp oder Telegram. Bei WhatsApp kommt ein Link an, keine Sprachnachricht.

Wenn du einen QR-Code in der Wohnung aufhängen möchtest, erstellst du ihn mit einem beliebigen QR-Code-Generator, der auf deinen Hörlink zeigt. Fynqcast selbst erstellt keine QR-Codes.

Du willst, dass die Begrüßung in deiner eigenen Stimme klingt? Mit einer geklonten Stimme geht das in der Podcast-Funktion mit den Plänen Podcaster und Publisher, und zwar in den Sprachen, die du beim Einrichten des Klons freigegeben hast. Für die Verifizierung musst du volljährig sein, ein Ausweisdokument eines EU-Staats haben und ausdrücklich einwilligen; mit einem Pass nur aus einem Land außerhalb der EU klappt das Klonen im Moment nicht. Die Aufnahme beginnt dann mit einem kurzen gesprochenen Hinweis, auf Deutsch „Mit KI geklonte Stimme.“ Wie das Klonen funktioniert, erklärt ein eigener Beitrag in diesem Blog. Stimme klonen mit KI: Ablauf, Sicherheit, Grenzen

Was gehört nicht in die Audio-Version?

Der Hörlink ist öffentlich. Wer ihn hat, kann die Begrüßung anhören, auch wenn der Link weitergeleitet wurde. Deshalb:

• Kein WLAN-Passwort, kein Code für die Schlüsselbox, keine Codes für Türen oder Tore.
• Keine Hinweise, wann die Wohnung leer steht.
• Keine privaten Telefonnummern, wenn du sie nicht weitergeben willst.

Diese Angaben schickst du getrennt als Textnachricht, und den Schlüsselcode am besten erst kurz vor der Anreise.

Und wenn du mehr willst als eine Begrüßung?

Für Gastgeber mit mehreren Unterkünften oder für Ferienregionen gibt es in den Plänen FYNQ Studio und Publisher Funktionen für Audioguides, unter anderem für Gastgewerbe und Unterkünfte. Dort fügst du deinen Text ein, der Wort für Wort gelesen wird, oder du lässt ihn übersetzen. Lässt du den Text mit „Mit KI erstellen“ schreiben, kannst du bei Führungen auf der Stufe „Erweitert“ Stationen in einer festen Reihenfolge angeben, etwa für einen Rundgang durchs Haus oder einen Spaziergang durch den Ort. Das Ergebnis ist eine MP3-Datei mit Untertiteln im SRT-Format. Einen öffentlichen Hörlink und Hintergrundmusik gibt es bei diesen Funktionen nicht. Die MP3-Datei legst du zum Beispiel auf deiner eigenen Website ab. Die Planübersicht findest du auf der Preisseite.