Mensagem de correio de voz profissional: 8 modelos prontos

Uma boa mensagem de correio de voz profissional confirma a quem liga que acertou no número, diz o que vai acontecer a seguir e pede apenas a informação de que precisas para devolver a chamada. Numa mensagem normal, tudo isto cabe em cerca de 20 segundos. Mais abaixo encontras oito modelos prontos a usar, com a duração estimada, e conselhos para os gravares tu mesmo ou com uma voz de IA.

O que torna uma mensagem de correio de voz profissional?

Acima de tudo, ser curta. Quem liga está à espera do sinal, e cada frase a mais é mais um motivo para desligar sem deixar recado. Além disso:

• Diz o nome da empresa na primeira frase, para a pessoa saber que marcou bem.
• Indica quando vai ter resposta e promete só o que consegues cumprir. «Até ao fim do dia útil seguinte» é melhor do que «o mais brevemente possível».
• Pede o recado de que precisas: nome, número e uma palavra sobre o assunto.
• Oferece uma alternativa, como um e-mail ou um site, se ajudar de facto.
• Corta o que é óbvio. «Ligou para o correio de voz» e «de momento não posso atender» já se percebem pelo simples facto de estar a tocar uma gravação.

Quanto tempo deve durar a mensagem?

Não há uma regra oficial. Como orientação de trabalho, mantém uma mensagem simples abaixo dos 20 segundos e um menu abaixo dos 40.

As durações indicadas nos modelos são estimativas da redação, calculadas a um ritmo de cerca de duas palavras por segundo. Uma leitura mais calma e calorosa demora mais, por isso cronometra a tua.

Que modelos de mensagem podes copiar?

Substitui o que está entre parênteses retos. O resto, deixa-o tão curto como está.

1. Mensagem geral (chamada não atendida)

Obrigado por ligar para [Nome da Empresa]. Neste momento não conseguimos atender. Deixe o seu nome, o seu contacto e uma breve mensagem, e ligamos de volta até ao fim do próximo dia útil.

Cerca de 34 palavras, uns 17 segundos.

2. Fora do horário

Ligou para [Nome da Empresa]. Neste momento estamos fechados. O nosso horário é de segunda a sexta, das 9h às 18h. Deixe o seu nome e número depois do sinal e ligamos no próximo dia útil. Também nos pode escrever para [e-mail].

Cerca de 42 palavras, uns 21 segundos.

3. Encerramento para férias ou feriados

Obrigado por ligar para [Nome da Empresa]. Estamos encerrados para férias de [data] a [data] e reabrimos a [data]. Deixe uma mensagem e devolvemos a chamada quando regressarmos. Até breve.

Cerca de 30 palavras, uns 15 segundos.

4. Fora, em serviço (oficinas, canalizadores, eletricistas)

Olá, fala [Nome], da [Nome da Empresa]. Estou numa obra e não consigo atender. Deixe o seu nome, a localidade e aquilo de que precisa, e ligo-lhe ainda hoje.

Cerca de 29 palavras, uns 15 segundos.

5. Linha principal com menu simples

Obrigado por ligar para [Nome da Empresa]. Se sabe a extensão que pretende, pode marcá-la a qualquer momento. Para vendas, prima 1. Para apoio ao cliente, prima 2. Para faturação, prima 3. Para ouvir de novo estas opções, prima 9. Caso contrário, aguarde em linha.

Cerca de 45 palavras, uns 23 segundos.

6. Mensagem de espera

Obrigado por aguardar. A sua chamada será atendida pelo próximo colaborador disponível. Enquanto espera, saiba que pode consultar as perguntas mais frequentes e acompanhar a sua encomenda em [site].

Cerca de 29 palavras, uns 15 segundos. Se o teu sistema telefónico repetir a mensagem de espera em ciclo, mantém-na curta para quem liga não ouvir a mesma frase vezes sem conta.

7. Linha pessoal de um profissional (consultor, freelancer)

Olá, ligou para [Nome], [função] na [Nome da Empresa]. Deixe o seu nome e contacto e respondo até ao fim do próximo dia útil. Se for sobre um projeto em curso, diga-me o nome do projeto, para eu responder mais depressa.

Cerca de 41 palavras, uns 21 segundos.

8. Ausência temporária (férias ou congresso)

Olá, fala [Nome], da [Nome da Empresa]. Estou fora do escritório até [data], com acesso limitado ao correio de voz. Para assuntos urgentes, ligue para [Nome do Colega], pelo [número]. Caso contrário, deixe mensagem e ligo-lhe quando voltar.

Cerca de 38 palavras, uns 19 segundos.

Nos modelos usámos o tratamento «você» implícito («deixe», «ligue»), que é o mais seguro com clientes que não conheces. Se a tua clientela é próxima e o tom da casa é informal, adapta.

Gravar com a tua voz ou usar uma voz de IA?

Gravar tu mesmo não custa nada e, num negócio de uma pessoa só, a tua voz faz parte do que os clientes esperam ouvir. Algumas dicas:

• Grava numa divisão pequena e silenciosa. Cortinas e tapetes absorvem o eco.
• Não aproximes nem afastes o telemóvel a meio da gravação.
• Lê de pé e com um tom simpático, como se a pessoa estivesse à tua frente.
• Deixa meio segundo de silêncio no início e no fim, para nada ficar cortado.
• Ouve o resultado no altifalante de um telemóvel, que é como os clientes o vão ouvir.

Usar uma voz de IA dá jeito se queres o mesmo som em várias mensagens, se preferes não te gravar ou se precisas da mensagem em mais de uma língua.

Na Fynqcast, os planos FYNQ Studio e Publisher dão acesso a funções profissionais de voz, entre elas a locução de mensagens telefónicas. Colas o teu texto e ele é lido palavra por palavra, por isso quem liga ouve exatamente o que escreveste. Podes escolher uma voz de série ou duas (útil num menu que alterna vozes). Há oito línguas à escolha, do português e do inglês ao chinês e ao árabe, passando pelo espanhol, pelo francês, pelo alemão e pelo italiano. Recebes um ficheiro de áudio pronto a descarregar (MP3, WAV ou M4A) e as legendas em formato SRT. Estas funções não juntam música de fundo; se queres música de espera, configura-a no sistema telefónico ou num editor de áudio.

A mensagem pode usar a tua voz clonada?

Pode, com o plano FYNQ Studio ou Publisher. Mas tens de ser maior de idade e confirmar a identidade com um documento emitido por um Estado-Membro da UE; com um documento apenas de fora da UE, por enquanto não é possível criar o clone. Depois de criares um clone da tua própria voz (verificação de identidade, consentimento explícito e uma gravação de 60 a 120 segundos), podes escolhê-lo para a mensagem em vez de uma voz de série. Há dois pormenores a ter em conta:

• Quem liga ouve primeiro um aviso de IA. Os ficheiros com voz clonada começam com uma curta frase falada na língua da mensagem; em português, «Voz clonada com IA.» Ouve o ficheiro inteiro e vê se o resultado continua a fazer sentido para a tua linha.
• As línguas ficam definidas à partida. Ao criar o clone, indicas as línguas, entre as oito disponíveis, que ele fica autorizado a usar. Uma mensagem em português e em inglês precisa das duas.

Só se pode clonar a própria voz. Uma mensagem com a voz de um colega exige que seja ele a criar a sua conta e a fazer a sua verificação. Os passos da clonagem estão explicados num guia à parte deste blogue. Clonar a voz com IA: como fazer com a tua voz e em segurança

Como pôr a mensagem no sistema telefónico?

Depende do teu operador ou do teu sistema de telefone por internet (VoIP). A maioria dos sistemas empresariais permite carregar um ficheiro de áudio na área de administração ou gravar a mensagem por telefone. Antes de gerares o áudio, confirma que formatos e que duração máxima o teu fornecedor aceita e converte o ficheiro se for preciso.

Depois de a carregares, liga para o teu número a partir de outro telefone e ouve a mensagem do princípio ao fim. É o único teste fiável.

Que erros deves evitar?

• Anunciar o horário de verão em pleno inverno, depois de uma mudança de horário.
• Deixar a mensagem de Natal a tocar até fevereiro.
• Prometer um prazo de resposta que não consegues cumprir.
• Menus com mais de quatro ou cinco opções.
• Ruído de fundo a que já te habituaste: o frigorífico, o trânsito, a televisão na sala ao lado.

As condições de cada plano estão descritas na página de preços. Para áudio promocional curto, outro artigo deste blogue explica como escrever um spot de rádio. Spot de rádio: como escrever o texto para 15 ou 30 segundos