Ansage für den Anrufbeantworter: 8 Vorlagen für Firmen

Eine gute Ansage für den Anrufbeantworter beantwortet in wenigen Sekunden drei Fragen des Anrufers: Bin ich richtig? Warum geht niemand ran? Was kann ich jetzt tun? Alles andere ist Beiwerk. Unten findest du acht fertige Vorlagen für typische Situationen, von Geschäftszeiten über Betriebsferien bis zur Arztpraxis. Du kannst sie kopieren, Namen und Zeiten anpassen und direkt aufnehmen.

Die Texte sind in der Sie-Form geschrieben. Im Geschäftsleben ist das im deutschsprachigen Raum die sichere Wahl, auch wenn du mit manchen Kundinnen und Kunden per Du bist. Ein Friseursalon oder ein Café mit jungem Publikum darf natürlich duzen.

Was gehört in eine professionelle Ansage?

• Name des Unternehmens gleich am Anfang. Wer sich verwählt hat, merkt es sofort.
• Grund der Abwesenheit, kurz: außerhalb der Geschäftszeiten, Urlaub, gerade im Gespräch.
• Eine Handlungsanweisung: Nachricht hinterlassen, später anrufen, eine andere Nummer wählen, eine E-Mail schreiben.
• Wann es weitergeht: Rückruf am nächsten Werktag, wieder erreichbar ab einem bestimmten Datum.

Was nicht hineingehört: lange Begrüßungsfloskeln, Werbung für dein neuestes Angebot, die komplette Adresse samt Anfahrtsbeschreibung. Wer beim Anrufbeantworter landet, will schnell wissen, woran er ist.

Wie lang darf eine Ansage für den Anrufbeantworter sein?

So kurz wie möglich. Eine Ansage, die länger dauert als der Anruf, den sie ersetzt, nervt. Die geschätzten Zeiten bei den Vorlagen sind eine redaktionelle Schätzung, ausgehend von ruhigem Sprechen mit etwa zwei Wörtern pro Sekunde. Zahlen, Uhrzeiten und Telefonnummern brauchen gesprochen länger, als sie geschrieben aussehen. Stopp deine eigene Version deshalb einmal mit der Uhr.

8 Vorlagen für deinen Anrufbeantworter

1. Außerhalb der Geschäftszeiten

Geschätzte Dauer: etwa 25 bis 30 Sekunden

Guten Tag und herzlich willkommen bei Elektro Hofmann. Sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Wir sind montags bis freitags von 7 bis 17 Uhr für Sie da. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und kurz Ihr Anliegen. Wir rufen Sie am nächsten Werktag zurück. Vielen Dank.

2. Urlaub und Betriebsferien

Geschätzte Dauer: etwa 30 Sekunden

Guten Tag, hier ist die Buchhandlung Seitenweise. Wir machen Betriebsferien und sind vom 4. bis zum 18. August nicht erreichbar. Ab dem 19. August sind wir wieder wie gewohnt für Sie da. Bestellungen nehmen wir in dieser Zeit gern per E-Mail an seitenweise at beispiel punkt de entgegen. Wir wünschen Ihnen einen schönen Sommer.

Tipp: Schreib E-Mail-Adressen im Ansagetext so, wie sie gesprochen werden sollen („at“, „punkt“). Und vergiss nicht, die Ansage nach dem Urlaub wieder zu wechseln. Eine Urlaubsansage im Oktober wirkt verlassener als gar keine.

3. Arztpraxis außerhalb der Sprechzeiten

Geschätzte Dauer: etwa 40 bis 50 Sekunden

Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Hausarztpraxis Dr. Becker. Die Praxis ist zurzeit geschlossen. Unsere Sprechzeiten sind montags bis freitags von 8 bis 12 Uhr sowie montags, dienstags und donnerstags von 15 bis 18 Uhr. Außerhalb der Sprechzeiten erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Nummer 116 117. In lebensbedrohlichen Notfällen wählen Sie bitte sofort die 112. Rezeptbestellungen und Terminwünsche können Sie nach dem Signalton hinterlassen. Bitte nennen Sie dabei Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum und Ihre Telefonnummer.

Diese Ansage ist länger, und das hat seinen Grund. Die 116 117 ist in Deutschland die bundesweite, kostenfreie Nummer des ärztlichen Bereitschaftsdienstes für Erkrankungen, die nicht lebensbedrohlich sind, etwa nachts, am Wochenende oder an Feiertagen. Die 112 ist für Notfälle. Beide Nummern gehören vor die Bitte, eine Nachricht zu hinterlassen, damit niemand im Notfall erst das ganze Band abwartet. In Österreich und der Schweiz gelten andere Nummern für den Bereitschaftsdienst. Erkundige dich dort bei der zuständigen Stelle in deinem Bundesland oder Kanton.

4. Zentrale mit Auswahlmenü

Geschätzte Dauer: etwa 25 Sekunden

Willkommen bei Brandl Haustechnik. Für den Kundendienst und Reparaturen drücken Sie bitte die 1. Für Angebote und neue Aufträge drücken Sie die 2. Für Rechnungen und Buchhaltung drücken Sie die 3. Für alle anderen Anliegen bleiben Sie bitte in der Leitung, wir verbinden Sie mit unserer Zentrale.

Nenne zuerst das Anliegen und dann die Taste, nicht umgekehrt. Wer „Drücken Sie die 1 für …“ hört, vergisst die Zahl leicht, bis das Anliegen kommt. Halte das Menü außerdem kurz, denn jede weitere Option muss man sich merken.

5. Warteschleife

Geschätzte Dauer: etwa 20 Sekunden

Vielen Dank für Ihre Geduld. Alle unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind gerade im Gespräch. Sie werden mit der nächsten freien Person verbunden. Übrigens: Viele Fragen zu Lieferzeiten und Rücksendungen beantworten wir auch auf unserer Website im Bereich Service.

Warteschleifenansagen werden oft wiederholt. Schreib deshalb zwei oder drei Varianten, damit Wartende nicht denselben Satz fünfmal hören.

6. Persönliche Mailbox

Geschätzte Dauer: etwa 20 Sekunden

Hallo, hier ist die Mailbox von Julia, Kommunikationsberatung. Ich bin gerade in einem Termin oder am anderen Ende der Leitung. Hinterlassen Sie mir gern eine Nachricht mit Ihrer Rückrufnummer, ich melde mich so bald wie möglich. Danke und bis bald.

Für Selbstständige und Mitarbeitende mit eigener Durchwahl. Eine persönliche Ansage darf etwas lockerer klingen, solange Name und Funktion klar sind.

7. Kurzfristig geschlossen

Geschätzte Dauer: etwa 25 Sekunden

Guten Tag, hier ist die Bäckerei Gruber. Wegen einer Inventur bleibt unser Laden heute, am Montag, geschlossen. Ab morgen früh um 6 Uhr sind wir wieder für Sie da. Vorbestellungen für das Wochenende nehmen wir gern ab morgen persönlich oder telefonisch entgegen. Danke für Ihr Verständnis.

Funktioniert genauso bei Krankheit, Stromausfall oder Fortbildung. Der Wochentag in der Ansage hilft, falls du vergisst, sie am nächsten Tag zu ändern.

8. Feiertage zwischen den Jahren

Geschätzte Dauer: etwa 25 bis 30 Sekunden

Guten Tag, Sie haben die Kanzlei Lehner und Partner erreicht. Zwischen Weihnachten und Neujahr ist unser Büro geschlossen. Ab dem 2. Januar sind wir wieder erreichbar. In dringenden Fällen schreiben Sie bitte eine E-Mail an notfall at kanzlei-beispiel punkt at. Wir wünschen Ihnen erholsame Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr.

Häufige Fehler bei Ansagen

• Zu schnell gesprochen. Wer den eigenen Text auswendig kennt, rattert ihn herunter. Anrufer hören ihn zum ersten Mal.
• Zahlen ohne Pause. Telefonnummern in Zweier- oder Dreiergruppen sprechen, mit kurzer Pause dazwischen.
• Hintergrundgeräusche. Kaffeemaschine, Straßenlärm, Kollegen im Großraumbüro.
• Veraltete Infos. Geänderte Öffnungszeiten, die alte Urlaubsansage, eine Kollegin, die längst nicht mehr im Haus ist.
• Kein Signalton-Hinweis. Wenn Anrufer eine Nachricht hinterlassen sollen, sag ihnen, wann sie anfangen können.

Wie nimmst du die Ansage auf?

Dafür gibt es zwei Wege.

Selbst einsprechen. Ein Smartphone in einem ruhigen Raum reicht oft. Halte es mit gleichbleibendem Abstand vor den Mund, lies den Text zweimal laut, bevor du aufnimmst, und sprich so, als säße dir jemand gegenüber. Nimm mehrere Versionen auf und wähle die ruhigste.

Mit KI vertonen lassen. Wenn du nicht jedes Mal selbst aufnehmen willst oder alle Ansagen gleich klingen sollen, kannst du die Texte vertonen lassen. Fynqcast hat dafür in den Plänen FYNQ Studio und Publisher Funktionen für Voiceover, zu denen auch Telefonansagen gehören. Du fügst deinen Text ein, und er wird Wort für Wort vorgelesen, mit einer oder zwei Stimmen, etwa eine für die Begrüßung und eine für das Menü.

Dabei hast du die Wahl zwischen Standardstimmen und deiner eigenen geklonten Stimme. Mit FYNQ Studio und Publisher ist die geklonte Stimme auch für Telefonansagen freigegeben. Klonen darfst du deine Stimme, wenn du volljährig bist, dich mit einem Ausweis aus einem EU-Mitgliedstaat verifizierst und ausdrücklich einwilligst; ein Dokument nur aus einem Drittstaat reicht derzeit nicht. Die Ansage klingt dann nach dir, und du musst sie nicht bei jeder Änderung neu einsprechen. Eine Ansage mit geklonter Stimme beginnt mit einem kurzen gesprochenen Hinweis: „Mit KI geklonte Stimme.“ Plane diese Sekunden bei der Länge ein. Wie das Klonen abläuft, erklärt ein eigener Beitrag in diesem Blog. Stimme klonen mit KI: Ablauf, Sicherheit, Grenzen

Du bekommst eine Audiodatei zum Herunterladen (MP3, WAV oder M4A) und Untertitel als SRT-Datei. Hintergrundmusik gibt es bei diesen Funktionen nicht. Wenn deine Warteschleife Musik haben soll, kommt sie über deine Telefonanlage oder ein Schnittprogramm dazu. Der Plan und seine Inhalte stehen auf der Preisseite.

Bevor du eine Datei hochlädst: Telefonanlagen und Cloud-Telefonie-Dienste haben eigene Vorgaben für Dateiformat und Länge. Schau in der Anleitung deiner Anlage nach, welches Format sie erwartet, und wandle die Datei bei Bedarf um.

Wer für sein Geschäft auch mal einen kurzen Werbespot braucht, findet Aufbau und Beispieltexte in einem weiteren Beitrag. Radiospot erstellen: Aufbau, Länge und 3 Beispieltexte

Quellen

• Verbraucherzentrale, „Krank in der Nacht, am Wochenende oder an Feiertagen: 116 117“, https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/gesundheit-pflege/aerzte-und-kliniken/krank-in-der-nacht-am-wochenende-oder-an-feiertagen-116117-11001 (abgerufen am 31.10.2026)
• Kassenärztliche Vereinigung Sachsen, Pressemitteilung zur 116117 (26.03.2024), https://kvsachsen.de/fileadmin/KV-SachsenWebsite/05Medienservice/01Presse/Pressemitteilungen/240326PM_Video-116117-BD.pdf (abgerufen am 31.10.2026)